Gwarantujemy zasoby by odebrać każdy telefon Twojego Pacjenta. 24/7
Media System to outsourcingowe call center specjalizujące się w obsłudze branży medycznej. Wspieramy lub przejmujemy całkowicie infolinię, rejestrację pacjentów, FFS, ambulatorium i redukcję no-show. Gwarantujemy zasoby do obsługi Pacjenta 365 dni w roku.
O NAS
Media System – Twój Partner
w Obsłudze Pacjenta
Obsługa Infolinii i rejestracji.
- Profesjonalna infolinia w godzinach placówki lub 24/7
- Czas oczekiwania na połączenie poniżej 30 sekund
-Rejestracja real-time w Twoim systemie HIS
Wyższy poziom Patient Experience.
- Praca na wskaźnikach NPS, FCR i SLA
- Gwarancja dostępności
- Standaryzacja komunikacji
Obsługa Proaktywna – Redukcja No-Show i Follow-Up
- Aktywne potwierdzenia wizyt – telefon, SMS, e-mail
- Redukcja wskaźnika no-show nawet o 40%
- Follow-up po wizycie i badaniu diagnostycznym
Technologia CX
- Automatyczne IVR, przypomnienia, kampanie outbound
- Integracje z HIS, EMR, Mediportą, Comarch e-Health
- Analityka na żywo: KPI i SLA w czasie rzeczywistym
- Automatyzacje wsparte liczbami i analizą AI
Nasze usługi
Call Center Medyczne, Które Poprawia Doświadczenia Pacjentów na Każdym Etapie Ścieżki Wizyty
Rejestracja i infolinia. 100% obsłużonych pacjentów.
- Infolinia przychodząca bez kolejek i porzuceń;
- Rejestracja wizyt FFS, ambulatoryjna i skierowania NFZ;
- SLA 80/20 jako standard i minimum;
- Obsługa wielokanałowa: telefon, e-mail, chat;
- Praca w Twoim systemie HIS w czasie rzeczywistym.
Obsługa proaktywna. Redukcja no-show i follow-up.
- Kampanie potwierdzeń wizyt – telefon, SMS, IVR;
- Redukcja wskaźnika no-show o 30–40%;
- Follow-up po wizycie i badaniu diagnostycznym;
- Sprzedaż usług FFS i pakietów abonamentowych przez telefon;
- Badania satysfakcji pacjenta (NPS) po kontakcie.
Wyższy poziom Patient Experience.
- Standaryzacja każdej rozmowy według Twoich procedur;
- Praca na wskaźnikach NPS, FCR i SLA;
- Gwarancja dostępności – obsługa 365 dni w roku;
- Agenci przeszkoleni z komunikacji medycznej i empatii;
- Pacjent czuje się prowadzony na każdym etapie ścieżki wizyty.
Technologia CX.
- Automatyczne IVR, przypomnienia SMS i kampanie outbound;
- Integracje z HIS, EMR, Mediportą, Comarch e-Health;
- Analityka na żywo: KPI i SLA w czasie rzeczywistym;
- Automatyzacje procesów wsparte analizą AI
- Raportowanie i analityka zarządcza.
Jesteśmy najlepszym wyborem dla placówek medycznych
Dlaczego Media System?
Przeciążona recepcja to problem kadrowy — nie komunikacyjny
Branża medyczna od lat zmaga się z brakiem kadry. Kiedy rejestracja telefoniczna odciąga personel od pacjenta fizycznego, spada jakość obsługi na obu frontach. Nasze call center przejmuje cały ruch telefoniczny – Twoi pracownicy wracają do tego, w czym są najlepsi: relacji i opieki nad pacjentem w gabinecie.
Porzucone połączenie to utracony pacjent i utracony przychód
Każde nieodebrane połączenie to realna strata – statystycznie 12–25% potencjalnych przychodów sieci medycznej wycieka przez wąskie gardło rejestracji telefonicznej. Skracamy czas oczekiwania na połączenie do poniżej 30 sekund i eliminujemy porzucenia.
Pacjent, który czuje się prowadzony – wraca i rekomenduje
Poczucie bezpieczeństwa i przewidywalności ścieżki wizyty to główny czynnik lojalności pacjenta. Nasi agenci są szkoleni tak, by każda rozmowa budowała zaufanie do Twojej placówki – od ciepłego głosu w słuchawce po precyzję w umawianiu terminu.
Aktywne wypełnianie kalendarzy i redukcja no-show o 30–40%
Puste sloty wizyt i nieodwołane terminy to jeden z największych kosztów operacyjnych kliniki. Nasze kampanie potwierdzeń i przypomnień – telefoniczne, SMS, IVR – redukują wskaźnik no-show mierzalnie i trwale.
Gotowy zespół bez ryzyka rekrutacyjnego – działamy w 30–60 dni
Zamiast miesiącami szukać pracowników na rynku zdominowanym przez niedobory kadry medycznej, przejmujesz sprawdzony, przeszkolony zespół agentów call center. Bez kosztów onboardingu, bez rotacji, z pełną zastępowalnością. .
NPS jako wskaźnik strategiczny – mierzysz to, co naprawdę ważne
Dla wiodących sieci medycznych (jak Luxmed) NPS jest wskaźnikiem zarządczym. Nasze call center generuje dane o jakości obsługi pacjenta w czasie rzeczywistym – SLA, czas odpowiedzi, satysfakcja po kontakcie. Zarząd ma wgląd, a nie domysły.
#obsługa Pacjenta
#Rejestracja Pacjentów
#Zadowolony Pacjent
Case Study
WZROST PRZYCHODU Z FFS W 6 MIESIĘCY.
BEZ OBNIŻANIA CENNIKA.
01
Wyzwanie
Sieć medyczna z rozbudowaną ofertą FFS generowała średnio 300 zł przychodu na roboczogodzinę agenta. Konwersja rozmów sprzedażowych była niska.
02
Rozwiązanie
Media System wdrożyło Konsultantów z backgroundem sprzedażowym do obsługi FFS. Agenci przeszli intensywny trening sprzedażowy oparty na doświadczeniach z kampanii komercyjnych i jednocześnie na etapie szkolenia ustandaryzowano argumentację sprzedażową.
03
Implementacja
Wdrożenie w 60 dni. Codzienny monitoring wyników per agent, cotygodniowe kalibracje rozmów, bieżąca korekta argumentacji na podstawie analizy nagrań i danych sprzedażowych.
04
Efekt
Przychód na roboczogodzinę agenta: → 850 zł. Wzrost skuteczności sprzedaży FFS. Konwersja rozmów sprzedażowych wzrosła o 38 punktów procentowych.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Standardowy czas wdrożenia dedykowanego call center dla branży medycznej to 30–60 dni od podpisania umowy. W trybie ekspresowym uruchamiamy podstawową obsługę infolinii i rejestracji pacjentów w ciągu 2 tygodni – bez żadnej przerwy w bieżącej pracy recepcji. W fazie przejściowej działamy równolegle z Twoim zespołem.
Wdrażamy aktywne kampanie potwierdzeń wizyt – kombinację telefonicznych przypomnień, wiadomości SMS i automatycznych komunikatów IVR. Kontaktujemy się z pacjentem na 48–72 godziny przed terminem, dając możliwość odwołania lub przełożenia wizyty. Dzięki temu wolny slot wraca do kalendarza z odpowiednim wyprzedzeniem i może być ponownie zajęty. Nasi klienci obserwują redukcję wskaźnika no-show o 30–40%.
